Анализ деятельности может рассматриваться с двух точек зрения:

1. Анализ непосредственной деятельности сотрудника с целью получения информации о функциях, навыках и зоне ответственности конкретной должности;
2. Анализ деятельности сотрудников с целью выявления ключевых компетенций, качеств и умений, непосредственно с выполнением деятельности не связанных, но имеющих центральное значение для достижения успеха в конкретной должности в конкретной организации (создание модели ключевых компетенций).

В данном случае мы придерживаемся деления оценки персонала на оценку деятельности за определенный период и на оценку потенциала. Тогда первое понимание анализа деятельности является основой оценки деятельности персонала, а второе понимание – основой оценки потенциала.

Цели анализа работ:

1. Определение функциональных обязанностей и квалификационных требований
   Наличие требований к определенной должности облегчает внешний и внутренний найм, а также помогает сформировать критерии для проведения оценки деятельности сотрудников.
2. Подготовка должностных инструкций
   Должностные инструкции выполняют две основные функции: (1) дают сотруднику информацию о том, что именно ожидается от него на данном рабочем месте; и (2) являются основой для выделения критериев оценки работы сотрудников в этой должности.
   3. Оптимизация и упорядочивание бизнес-процессов
   Анализ деятельности позволяет не только составить перечень функций и обязанностей сотрудников в рамках их должностей, но и проанализировать коммуникативные связи в организации, схемы взаимодействия сотрудников и подразделений друг с другом.

Этапы анализа работ:

1. Определение групп работ, которые подлежат анализу, и анализ существующих документов
   Группировка типов деятельности и анализ уже имеющейся информации помогают лучше понять, какой именно информации не хватает (и соответственно определить цель анализа деятельности), а также построить процесс анализа работ максимально эффективно.
2. Выбор метода, планирование, информирование
   Подбор метода, максимально отвечающего нашим целям и задачам, а также подробное планирование помогут сэкономить время и ресурсы при проведении анализа работ. Своевременное информирование сотрудников о предстоящем мероприятии и о том, что оно даст сотрудникам, позволит избежать сопротивления и заручиться поддержкой сотрудников.
3. Проведение
   При проведении анализа работ следует учитывать график работы и степень загруженности подразделений и отдельных сотрудников. Это поможет не только сохранить поддержку сотрудников, но и получить более полные и объективные результаты.
4. Анализ результатов
   На основании полученной информации проводится разработка функциональных обязанностей и квалификационных характеристик, создается должностная инструкция, которая в дальнейшем является инструментом проведения аттестации.
5. Регулярный анализ работ и корректировка обязанностей
   Со временем характеристики деятельности изменяются, поэтому необходима регулярная корректировка обязанностей и функций должностей.

Подробнее остановимся на существующих методах анализа работ и составлении должностных инструкций.

Методы анализа работ:

1. Саморегистрация
   В течение рабочего дня на протяжении определенного времени работник фиксирует, что именно он делал, с кем взаимодействовал, в каких условиях, сколько времени затратил. Этот метод дает полное представление о работе сотрудника, однако требует значительных затрат времени: для того, чтобы результаты были объективны, саморегистрация должна проводиться в течение длительного периода времени (минимум неделя). К тому же такая форма анализа работ с большой вероятностью может вызвать сопротивление сотрудников, у которых «отнимают рабочее время».
2. Интервью
   Интервью с работником, занимающим должность, также дает много информации, при условии, что сотрудники заинтересованы в проведении анализа работ. Дополнительную информацию дают интервью с непосредственным руководителем, коллегами и подчиненными.
3. Анкетирование
   Например, работник выбирает из предложенного списка те операции и действия, которые необходимы в его деятельности, и определяет, насколько часто они используются. Этот метод экономичнее по времени, чем два предыдущих, однако существует вероятность, что в списке будут представлены не все необходимые операции. Также по анкете сложно оценить приоритеты деятельности, те операции, которые необходимы на данном рабочем месте в первую очередь.
4. Групповые методы
   Обсуждение деятельности группой сотрудников, выполняющих одинаковые функции, позволяет значительно сэкономить время, поскольку информация получается сразу от всех сотрудников занимающих определенную должность. Дополнительное преимущество метода заключается в том, что информация уже обобщена, и в ней выделены ключевые аспекты данного типа работ.
5. Наблюдение
   Трудоемкий и сложный в обработке метод, дающий однако максимально полную и точную информацию о выполняемой работе. Преимуществами метода являются объективность и полнота получаемой информации, недостатками – сложность проведения и обработки результатов. К тому же присутствие наблюдателя может вызвать сопротивление сотрудников и повлиять на их деятельность.
6. Метод критических ситуаций
   Сотрудников просят вспомнить шаги и модели поведения, которые в их деятельности привели к успеху или провалу. Преимущество метода – он выявляет самые значимые в работе модели поведения и действия; недостатки – необъективность самоотчетов и возможное выпадение рутинной деятельности, имеющей не меньшее значение.
7. Репертуарные решетки Келли
   Данный метод позволяет выявить специфику выполняемых работ. Для этого сотрудник сравнивает свою работу с деятельностью других сотрудников организации по следующей схеме. На бланке записывается должность сотрудника и еще 2 должности, затем он должен определить, что в деятельности каждых 2 должностей сходно и отличает их от третьей. Процедура может повторяться с различными должностями. В результате получается список ключевых особенностей деятельности данного сотрудника.
   
   

Основной смысл должностных инструкций - в придании большей прозрачности трудовому процессу. То есть должностные инструкции должны описывать прямые обязанностей специалиста, сферу его компетентности и ответственности, критерии оценки эффективности его работы, управленческую структуру, имеющую к нему отношение. И если все это в них отражено, и, более того, соответствует действительности, то компания получает в руки отличный инструмент управления персоналом, значительно облегчающий решение многих проблем управления персоналом.

Задачи должностных инструкций:

1. Облегчение адаптации нового сотрудника. Если в инструкции четко прописано, что должен сотрудник делать, в каких пределах и за что отвечать, кто его начальник и на что он имеет право, а на что нет - процесс адаптации пойдет значительно легче.
2. Установление сферы ответственности и компетентности. Должностные инструкции должны включать в себя детальное описание обязанностей сотрудника, т.е. описывать практически каждый участок его работы.
3. Предоставление сотруднику возможности самоуправления и самоконтроля своей деятельности. Если инструкция подробно описывает должностные обязанности, ожидаемые результаты и критерии оценки эффективности работы, на которые будет ориентироваться непосредственный руководитель, у работника появляется дополнительная возможность оценивания своей деятельности, что в значительной мере облегчит руководителю применение разнообразных взысканий и поощрений.

Подробная должностная инструкция содержит следующие пункты:

• Общие положения (описывает, что это за документ, что за должность, кем назначается и пр.).
• Требования к квалификации (описание уровня образования, а также знаний, умений и навыков, соответствующих названной должности).
• Должностные обязанности (подробное и пошаговое описание всего того, что специалист должен делать).
• Критерии успешности исполнения трудовых обязанностей (заранее описываются критерии, по которым будет оцениваться успешность исполнения должностных обязанностей).
• Права специалиста (например - своевременное получение зарплаты, использование ресурсов компании для исполнения должностных обязанностей, получение обратной связи от руководителя и пр.).
• Права и обязанности руководителя специалиста (этот пункт является дополнительным по отношению к предыдущему и разъясняет специалисту обязанности и полномочия его руководителя).
• Ответственность специалиста (описание зоны ответственности).